会社員として資料を作成している中で、
・「無駄な資料作成に時間を使うな」と言われた、
・「資料を頑張って作っても意味がない」と言われた
・「せっかく作ったのに気づいたらお蔵入り」になっていた
という経験ありませんか？そんな時、無駄と言われる理由がわからない、無駄な資料作成をしたくない。と考えていませんか？
この記事ではこういった疑問に答えます。
記事を書いている私は、経営コンサルタントとして5,000枚以上の資料を実際に作成し、10社以上のクライアントとともに仕事をしてきた経験があり、その中でも資料がボツになることもほとんどなく楽しく仕事しています。というわけで、今回は、「資料作りが無駄に終わる理由とその対処方法」について解説します。
毎日資料作成とかしてるけど・・・全然うまくいかないという悩みをお持ちの方は、ぜひ記事をご覧ください。
１．資料作りが無駄に終わる理由
資料作りが無駄に終わり理由は大きく３つあります。
- 作り手と受け手のコミュニケーションミス
- 必要な情報が不足しているから
- 情報量が多すぎるから
それでは１つずつみていきましょう。
作り手と受け手のコミュニケーションミス
資料作りが無駄に終わる理由は、作り手と受け手の間で、コミュニケーションミスが起きることで、資料を使う目的がずれることが大きな原因です。
例えば、先日こんな例が車内でありました。上司からAさんに、
「今週中にAIについて調べておいてくれる？」と仕事を頼まれた場面を想像しましょう。
Aさんは、「わかりました」と返事をし、Googleで検索や書籍を活用して、AIとは何か、AIが動く仕組み、マシーンラーニグなどAIの技術について調査をして報告をしました。
すると、上司は「AIがうちの業界でどのように使われているか知りたかったんだよ。
今度の導入するかどうか検討したかった」と言われてしまいました。
このように、仕事を頼まれた時に、「なぜ調査をするのか？」つまり、コミュニケーションをしっかり撮り、調査の目的を擦り合わせておかなかったことで、Aさんは一生懸命資料を作ったにも関わらず、無駄に終わってしまったのです。
必要な情報が不足しているから
資料が無駄に終わる２つ目の理由は、作成した資料に必要な情報が不足しているからです。
例えば、「東京タワーってなに？」と聞かれたとしましょう。おそらく
・観光名所であること
・高さ
・場所
・入っているお店
といった内容を説明するんではないでしょうか？
このように、質問に答えるために必要な情報を正しく集めることがポイントです。
上記の例でも、突然、「３３３メートルのある電波塔なんだよ」と言われても、嬉しくはないですよね。なぜか？それは、東京タワーってなに？と聞く人は、おそらく行ってみようかどうか決めたい、と思っているからなんです。
では、なぜ必要な情報が足りないことが起きるのか？というと、いきなり作業をしてしまことが原因です。
例えば、先ほどのAさんの例を思い出してみましょう。Aさんは、「AIについて調べておいてくれる？」と言われてすぐに作業を開始してしまいましたよね。
これが大問題です。
いきなり作業をすると、思いつきベースで情報を集めてしまい、偏った情報が集まってきてしまうからです。
≫参考：情報を効率的に調査する方法【時短する方法を解説します】
情報量が多すぎるか
資料が無駄に終わる３つ目の理由は、作った資料に情報量が多すぎることが原因です。
ついつい人は、自分が頑張って作業して、調べたことは全部伝えたくなります。これはコンサルタントでも例外ではないです。しかし、自分が知ったことを全て伝えると情報が多くなり、相手にとって本当に必要な情報が隠れてしまい、うまく伝わらなことになってしまいます。
私も入社して最初のプロジェクトで情報量が多すぎて、全く上司に伝わりませんでした。
私の最初のプロジェクトで、A社の工場がどこにあるか調べて？と頼まれ調査を開始しました。そこで私は
・A社の売上
・工場の場所、
・工場別の従業員数
・A社の競合の工場の場所
などたくさん調査して、上司との確認の場で
「A社の工場はアメリカとイギリスにあります。従業員数はおよそ全体で5,000人で、アメリカで3,000人、イギリスで2,000人でした。競合は、・・・。売上は・・・。」と説明していると上司から、「・・・・で？言いたいことなんだっけ？」となり、
たくさん作った資料もほぼ全てお蔵入り・・・と、切なくなる経験をしました。
必要な情報を必要なだけ相手に伝えれないと、せっかく良い資料を作っても、ほとんどが無駄に終わるリスクがあります。
２．資料作りが無駄に終わる方への対処方法
これまでみてきた原因を解決する方法は、次の３つです。
- 目的とゴールを明確に握る
- 作業設計をノートに書く
- 言いたいことを明確にする
目的とゴールだけ握る（仕事を振られた時に握る）
資料作りが無駄に終わる方への対処方法の１つ目は、目的とゴールを握るだけで、資料が無駄になることです。
この資料が必要なのかが明確になると、目的に沿って無駄な作業も減りますし、この目的のためならこんな情報も必要かな？と頭が働くので、付加価値もつけやすくなります。
具体的には、仕事を振られたり、会議中に仕事を任されたら、その場で、「この目的は、●●という認識でよろしいですか」と確認してみてください。そこで正しければ問題ないですし、間違っていれば、認識を正すことができるので、非常に効果的です。
作業設計をノートに書く（伝えたいことを絞る作業）
資料作りが無駄に終わる方への対処方法の２つ目は、作業設計をノートに書くことです。
すぐにパソコンを開いて作業をしてしまうと、それは地図を持たずに登山するようなものです。
まずは、地図を広げて、登山ルートを明確にしてから登り始めるようにしてください。
具体的には、資料の目的に沿って、どのような情報が必要か、過剰が気で良いので書き出していきます。
例えば、先ほどのAIの例で見ると
・AIとは何か？
・AIがどのような仕組みで動くのか？
・AIが自社の業界でどのように使われているのか？
というように、箇条書きで洗い出し、それぞれごとに調査を進めると行った形です。
これができるようになると、検索している時に関係のない記事などに時間を費やすこともほとんどなくなり、作業時間も短くなりますし、網羅的に情報を集めることができます。
みなさん、まずはノートや紙に作業設計を！
言いたいことを明確にする
資料作りが無駄に終わる方への対処方法の３つ目は、言いたいことを明確にすることです。
言いたいことを自分の中で明確にすることで、資料内でのメッセージが絞られ、相手に伝わりやすくなります。
例えば、友達に最近しごとの調子はどう？と聞かれた時に
みなさんはどのように答えますか？
・仕事の調子は良いよ
・仕事が最近うまくいかなくて・・・
・最近は、新しいプロジェクトに入って、新しい上司の元で仕事しているんだよね、その上司がこの前・・・・・
どっちがより明確に伝わりますか？もちろん前者ですよね。
つまり、相手の質問に対して、言いたいことを明確に伝えることで相手は
すぐに理解してくれます。
さらに聞きたい情報があれば、
・最近どんな仕事しているの？
・人付き合いもうまくいってるの？
など相手から質問が来るので、それに対してまた明確に答えること。
これは資料作りにも同じことが言えます。相手の知りたいことをシンプルに伝える。
資料作成でいうと
・伝えるべきことを３つに絞り込む
・３つの伝えるべきことをサポートする理由をシンプルにまとめる
このポイントを押さえてまとめるだけで劇的に伝わりやすさは変わります。
３．資料作りが早くなるための３つのコツ
資料作りが早くなるために、３つのコツをご紹介します。それは・・・
- 仕事に対しての意見をいろんな人に話してみる
- ショートカットキーを覚える
- 作業を仕組み化する
この３つの意識することで、資料作りの時間は劇的に短縮されると思います。
仕事に対しての意見をいろんな人に話してみる
資料作りが早くなる１つ目のコツは、仕事に対する自分の意見をいろんな人に話してみることです。
具体的には、仕事に対して疑問を持った時に、次のようなステップを踏んでみてください。
Step1：多分こっちでいいんじゃないかなぁ、と自分の答えを持つ
Step2：ランチを食べている時などに、それとなく同僚や上司に伝えてみる
Step3：同僚や上司の意見を取り入れ、答えを進化させる
こうすると、割とフランクな環境で聞くので、相手もさらっと自分の考えていることや、思いがけない情報を教えてくれたりするので、絶大な効果があります。
私自身も、上司とランチを行った際にお話をしたり、クライアントとの懇親会で、うまくそう行った話をしたりして、期待値や方向性を確認することを始めてから、方向性のズレもなく、作った資料もほとんど修正もなく進むようになりました。
ショートカットキーを覚える
資料作りが早くなる２つ目のコツは、ショートカットキーを覚えることです。
ショートカットキーを覚えるだけで、キーボードで文字を打っている流れのまま図形の挿入や、色の変更、文字の大きさ、太字など、を装飾する時間が劇的に短くなります。
考えてみると、ショートカットキーを使わない場合の作業は、
「キーボードで文字入力→マウスに持ち帰る→タブの中から探す→選択して装飾→キーボードに戻る」
一方で、ショートカットキーを使う場合の作業は、
「キーボードで文字入力→ショートカットで装飾→キーボードで文字入力」
となり、一目瞭然で時間が短縮されることとなります。
是非みなさんもしょーっとカットキーを覚えて劇的に、作業時間を短縮し、資料作りが早い人になってほしいなっと思います。
おすすめショートカットキーをは是非こちらで確認してみてください。
≫参考：もうこれで残業しない。資料作成を効率化するパワポショートカットキー集
作業を仕組み化する
事資料作りが早くなる３つ目のコツは、作業を仕組み化することです。
毎回、毎回資料を作るたびに、ハイライトする色などを決めていては、一貫性の担保も難しく、資料内でいろんな表現や色が出てくるので非常に分かりづらく、修正を依頼されることが増える可能性が高いです。
作業を仕組み化するポイントとしては、ハイライトする色、スライドのルール、使う文言などを統一して資料内で一貫性を持たせるようにすると、作業も楽になりますし、伝わりやすい資料になること間違いなしです。
例えば、スライドのルールの例で見てみると、以下のようにルールを決めることをお勧めします。
このようにスライドを構成するとルールを決めておけば、資料を作る際に悩まず、スムーズに作れるはずです。
４．まとめ
これまで、なぜ資料作りが無駄に終わるのか、その対処方法は何かということを私の経験を交えて解説してきました。最後にまとめておきます。
・資料作りが無駄に終わる原因
１．作り手と受け手のコミュニケーションミス
２．必要な情報が不足しているから
３．情報量が多すぎるから
・資料作りが無駄に終わらないための対処方法
１．目的とゴールを明確に握る
２．作業設計をノートに書く
３．言いたいことを明確にする
・資料作りが早くなるために、３つのコツ
１．自分の仕事に対する意見を他の人と共有すること
２．ショートカットキーを覚えて作業を効率化すること
３．作業を仕組み化することで、作業を効率化すること
