もうこれで残業しない。資料作成を効率化するパワポショートカットキー集

社会人の方で１日も全くパソコンに触らないという人はいないと思います。毎日、パワポで資料作成をされていると思います。そんな時、

・「もっと早く資料を作りたいなぁ」
・「もっと作業を効率的に早く終わらせられないかなぁ」

と思ったことはありませんか？

本記事ではこういった疑問に答えます。

記事を書いている僕は、経営コンサルタントとして、1０以上のプロジェクトを経験し5,000枚以上の資料を作成してきました。毎日、パワポで資料を作成してきた中で、マウスを使わずスライド１枚20~30分で作成しています。この経験に基づいて、資料作成において絶対に覚えておくべきショートカットをご紹介します。

というわけで、今回は、「もうこれで残業しない。仕事を効率化するショートカットキー集」について解説します。

毎日資料作成をしているけど、「もっと効率的に資料を作りたい」、と思っている方は、ぜひこの記事をご覧くださいね。

１．資料作成を効率化するためには、パワポのショートカットキーを覚えること

まずパワーポイントのショートカットキーをご紹介する前に、簡単に、なぜショートカットキーを覚えると良いのか？について、説明しておきます。資料作成を効率化するにはショートカットキーを覚えることが必要な理由は大きく２つです。

仕事のスピードが倍になる
仕事の質も上がる

それでは、１つずつに解説していきますね。

ショートカットキーを覚えると仕事のスピードが倍になる

資料作成を効率化するためにショートカットキーを覚えるべき理由は、仕事のスピードが倍になるからです。

毎日パソコンで資料を作ったりしていると、どれくらいマウスで色を選んだり、図形を挿入したりしているか数えたことありますか？私も数えたことはないですが、おそらくスライド１枚作るのに10回以上は使っているはずです。

会議資料が10ページあるとすると、それだけで100回以上、１回の作業が30秒とすると、3,000秒、つまり、50分も損をしていることになるわけです。たった10ページの資料で。

これが、月20日勤務日があるとすると、1,000分も無駄にしていますよね。これで大体１６時間です。こんなにも無駄な時間を作っているって恐ろしいですよね。

パワポのショートカットキーを使わない＝自ら進んで残業時間を長くしている、ということが分かりますよね。

パワポのショートカットキーを使うと、今まで30秒かかっていた作業が5秒で終わります。

例えば、図形を挿入する場合、タブから挿入を選択→図形を選択→挿入→大きさを調整→色を変更
この作業をマウスでやろうと思うと、クリックの嵐になってしまいます。しかしショートカットキーであれば次のような形で、図形を挿入することができるわけです。

・タブから挿入を選ぶ→図形を選択する→挿入する：alt+n+s+h
・図形の色を変える：alt+h+s+f

このように、パワポのショートカットキーを覚えるだけで圧倒的に作業スピードが上がるんで使わない手はありません

≫参考：資料作りが無駄に終わる理由と対処方法

≫参考：情報を効率的に調査する方法【時短する方法を解説します】

ショートカットキーを覚えると仕事の質が上がる

資料作成を効率化するためにショートカットキーを覚えるべき理由は、仕事の質が上がるからです。

次の図を見てください。この図は、ショートカットキーを覚えている時と覚えていない時の作業時間の比率です。
図を見てわかる通り、ショートカットキーを習得した場合、頭を使う作業時間が圧倒的に多くなります。

この結果として、ショーカットキーを修得した方は、資料作成にかかる時間が圧倒的に短くなるので、その間に、より考え、より質問をしたりディスカッションするといったように、頭を使う時間を増やすことができるので、アウトプットの質が上がっていくことがわかります。

実際に、コンサルティングファームでも、頭を使う時間を増やすために、ショートカットキーを覚えることが必須スキルとして教えられています。上司と画面を見ながら資料を修正している時も、ショートカットキーで会話するなんてこともありますよ。

≫参考：資料作りが無駄に終わる理由と対処方法

２．資料作成をする上で、絶対に覚えておくべきショートカット

ここからは、資料作成を効率化する上で、絶対に覚えておくべきショートカットキーをご紹介していきます。

超基本のショートカットキー
図形に関するショートカットキー
文字に関するショートカットキー
その他のショートカットキー

このショートカットキーはWindos版Officeに対応していますので、その点はご了承ください。
WindowsのOfficeが入っているPCであれば、どのPCでも使えるショートカットキーです。

それではショートカットキーをご紹介していきましょう。

※ショートカットの見方

ctrから始まるものは、同時に押す。
例：書式コピー（ctrl + shift + c）の場合、ctrl を押す→ ctrl を押しながらshiftを押す→ ctrl と shift を押しながら c を押す
altから始まるものは、順に押す
例：図形の挿入（alt + n + s + h）の場合、altを押す→ 次にnを押す→ 次にsを押す→次にhを押す

超基本のショートカットキー

保存：ctrl + s

コピー：ctrl + c

貼り付け：ctrl + v

書式コピー：ctrl + shift + c

書式貼り付け：ctrl + shift + v

一つ前の作業に戻る：ctrl + z

同じ作業を繰り返す：ctrl + y または　alt + enter

図形内の文字選択：図形を選択して、F2

文字を大きくすする：ctrl + shift + >

文字を小さくする：ctrl + shift + <

太文字：ctrl + b

斜め文字：ctrl + i

下線付き文字：ctrl + u

上付き文字：ctrl + shift + +(プラス）

下付き文字：ctrl + shift + -（マイナス）

図形に関するショートカットキー

図形の挿入・編集

図形の挿入：alt + n + s + h　→　十字キーで図形を選択　→　スペースで決定

図形の編集： alt + j + d + e +n　→　十字キーで変更先の図形を選択　→　スペースで決定
（形変えたりできるよ）

図形の塗りつぶし：alt + h + s + f 　→　十字キーで色を選択　→　スペースで決定

図形の枠線の色：alt + h + s + o　→　十字キーで色を選択　→　スペースで決定

図形の配置

左揃え：alt + h + g + a + l（LeftのL）

右揃え：alt + h + g + a + r（RightのR）

上揃え：alt + h + g + a + t（TopのT）

下揃え：alt + h + g + a + b（BottomのB）

左右中央揃え（水平方向に真ん中に配置）：alt + h + g + a + c（CenterのC）

上下中央揃え（垂直方向に真ん中に配置）：alt + h + g + a + m（MiddleのM）

左右に整列（水平方向に等間隔に配置）：alt + h + g + a + v（VerticalのV）

上下に整列（垂直方向に等間隔に配置）：alt + h + g + a + h（HorizontalのH）

（注意点は、alt + h + g + a + a 通してしまうと、「スライドに対して配置」が選ばれてしまい、おかしなことになるので、その時は、alt + h + g + a + oを押して、「選択したオブジェクトを揃える」を選びます）