若手社会人、新社会人の方へ
この記事を読んでいる皆さんは、次のような悩みや疑問を持ったことがありませんか？
メールを書く時にどうやって書いたらいいかわからない
お客さんにメールを書く時に失敗したくない
何に気をつければ良いの？
この記事ではこういった悩みや疑問に答えていきます。
記事を書いている僕は、経営コンサルの会社で働いていますが、1年目からクライアントとメールと電話でずっとやりとりしています。
日程調整をしたり、データを依頼したり、時にはトラブルに対応したりと、様々な場面で対応してきました。
そこで僕自身いろんな失敗をしてきたので、その時の経験をもとにみなさんには事前に学んでいただき、お客さんや上司の方から「問題なくコミュニケーションできる」、「お客様とのやりとりを任しても良いな」と思われるようになってほしいと思います。
それでは、「社会人がメールを書く時に絶対気をつけること」について解説していきたいと思います。
1. メールを書く時に気をつけること
新社会人になったり、担当するお客様が変わったりした時に、メールの書き方がわからなくなる時があると思います。
僕の経験を振り返っても、この人はどんな言葉遣いで送れば良いんだろう、何を言ってはいけないんだろう、とかいろいろわからないことがあったなと思います。
そこで、メールを書く時に絶対に気をつけることを３つご紹介したいと思います。
- メールで伝えたいことが何か明確にしてから書き始める
- 相手がメールを見てどう思うかチェックする
- 伝えてはいけないことが入っていないかチェックする
それでは１つずつご紹介していきますね。
メールで伝えたいことが何か明確にしてから書き始める
メールを書く時に絶対に気をつけることの１つ目は、「メールで伝えたいことが何か明確にしてから書き始める」ことです。
言いたいことを明確にするためにすべきこと
このように、だらだらした文章を直すためにはまずは、ワードやメモ帳などに簡単にまとめることが大切です。
まとめる時に意識することは、伝えたいこと、理由、例、期限、を入れることがポイントです。
例えば、
- 伝えたいこと：販売データをもらう
- 理由：売上の悪い地域や店舗を特定するため
- 例：エクセルで、製品名、地域名、店舗名、売上（過去３年度分）
- 期限：今週の金曜日までにほしい
「例」については、依頼内容によりますが、データの依頼や対応依頼などする時に認識ミスが出そうな内容に関してはつけると良いと思います。
挨拶や、謝罪、単純な共有事項などでは必要ないかなと思いますが、適宜判断してみてください。
というように、簡単に整理してから書くことが大切です。
基本的にこの構造で書くことができれば相手に問題なく伝わると思います。
メールの書き方についてはあまり上司などから教えてもらうことは少ないので１冊本などを読んで勉強しておくと良いかもしれません。
メールで伝えたいことを明確にする理由
なぜいきなりメールを書き始めるといけないかというと、だらだらした文章になったり、メッセージが曖昧になったりして、読み手がかなり苦労する文章になりやすいからなんです。
例えば、こんなデータがほしいという依頼をする時に、次のように書いたメールが来たらどうでしょうか？
株式会社〇〇 XX様
お世話になっております。〇〇です。
昨日の会議ではお時間を頂戴しありがとうございました。
会議でご依頼しましたデータについてご共有いただきたいので、ご送付願えますでしょうか。
いただきたいデータは、できれば最新のデータがよいですが、毎月の締めのタイミングでまだ出ていない可能性もあると思いますので、毎月の売上金額と販売数量を商品別、地域別、お店別が入っているデータを3年分お送りいただけないでしょうか。
できるだけ早くご提供いただきたいですが、通常の業務もあるかと思いますので、今週中に頂戴できれば幸いです。
よろしくお願いします。
△△株式会社
〇〇
なんとなく言いたいことはわかるけど、結構読みづらいと思うんですよね。
なんか文章も長いし、結局大事なことはなに？いつ送ればいいの？って感じになるので、メールをもらった側はかなり頭を使うことになりますよね。
こんな風になると、メールのやり取りの数が増えますし、相手にもストレスがかかるので、自分の仕事時間も非効率になりますし、うまくお客様や上司と関係性を構築することが難しくなると思います。
ぜひ先ほどお伝えした書き方を身につけてくださいね。
相手がメールを見てどう思うかチェックする
メールを書く時に絶対に気をつけることの２つ目は、「相手がメールを見てどう思うかチェックする」ことです。
なぜ相手がメールを見てどう思うかチェックする必要があるのか
メールは文章でコミュニケーションを取るので、感情が伝わりづらいんですよね。
こういう特徴があるので、普段使っているラインでも、スタンプや絵文字、顔文字が使われているんです。
申し訳なさを伝えたり、嬉しさを伝えた理することが難しいという部分を補うためのスタンプだったり絵文字な訳です。
しかしビジネスの場面では、絵文字などは当然使えないわけですから、文章でしっかりと伝えなければいけません。
だから、先ほどのようなメールを書き終えたら、「このメールを読んで相手はどんな感情になるか」ということを考えてみることが絶対に必要なんです。
相手がどう思うのかチェックする時のポイント
相手がどんな感情になるかをチェックする時にはいろんな要素を考えないといけません。基本的に、ポジティブな内容の時は問題ないのですが、ネガティブな内容の時に特に気をつけないといけません。
特に大切なことが２つあると思っているので、お伝えしておきますね。
- 相手の今の仕事状況
- 今回の依頼による相手への負担
まずは１つ目の相手の仕事の状況を理解しておくことが大切です。
例えば、取引先の企業は残業ゼロに取り組んでいるので、夜遅くにメールで仕事を依頼することはダメでしょう。
他にも、経理部とやり取りしていれば、月末や、年度末は繁忙期になるのでかなり忙しく働いていますよね。
こうしたことを配慮した内容になっているかをしっかりチェックしないといけません。
そして２つ目のポイントで、そういう状況を踏まえて、今回依頼する内容や伝える内容が相手にどれくらい負担になるのか考慮しないといけません。
突然、膨大な依頼をされても「今忙しい時期だから、もっと早く伝えてよ」と思われたりすることもあります。
だから相手の仕事状況、負担に配慮したメールでのコミュニケーションを心がけてくださいね。
とはいえ、急ぎで対応しないといけないこともあると思います。そんな時は、忙しいことや今の状況をしっかり理解している、ということが伝わるように内容を書いてみてください。
例えば、「繁忙期で、大変お忙しい中と存じますが、早急にご対応いただけますと幸いです」といったようにお伝えしてみてはいかがでしょう。
伝えてはいけないことが入っていないかチェックする
メールを書く時に絶対に気をつけることの３つ目は、「伝えてはいけないことが入っていないかチェックする」ことです。
なぜかというと、お客様との関係性を構築することはとても大切ですが、ビジネス上伝えなくても良いこともあります。
これはとても難しいのですが、ここを理解できるとかなりできる社会人に近づくと思っています。特に、３者が絡む時に起こることが多いです。
例えば、お客様に対して、自分の会社ともう１社別の会社とで支援をしていたり、サービスを提供していたりする時などがあるかもしれません。
そんな時にお客様と自分の会社だけで会議をすることになり、もう１社とはまた別で会議を調整していたりすることもあると思います。
そんな時は、お客様と自分の会社だけで会議することを別の会社に伝えて良いものなのか？伝えるべきなのか、つたえるべきではないのか？ということを理解しておくことがとても大切です。
やはり、関係構築という意味でも「伝えるべきでないこと」があるというのは事実です。
このポイントを意識していくことが大切です。
でも、それって何が伝えて良いことで何がダメなことかよくわからないですよね。
そこで悩んだ時は、上司に確認することが１番です。そこで悩んで相談したとしても、上司から「そんなこともできないのか」という風に言われることは絶対にありません。
むしろ、「確かにそれは大切だから、確認してくれてありがとう」と思われるはずです。
だから迷ったり悩んだ時には確認することが大切です。
自分でしなければ！という気持ちも大切ですが、上司に確認して進めることの方がビジネスとしては正しいはずです。
4. まとめ
記事で解説してきたことを最後にまとめておきます。
・メールを書く時に気をつけること
・メールで伝えたいことが何か明確にしてから書き始める
・相手がメールを見てどう思うかチェックする
・伝えてはいけないことが入っていないかチェックする
