初めて会議を任された方へ
・会議の進め方がわからない。
・初めて会議を進行するんだけど、うまく意見をまとめられるか心配。
・沈黙が続いちゃったらどうしよう。
・うまく会議を進める方法を教えて欲しい。
こういった疑問に答えます。
記事を書いている僕は、経営コンサルタントとして毎日上司との会議、クライアントとの会議をしています。めちゃくちゃタイトな時間で仕事をしているので、必ず時間通りに終わらすことを徹底しています。
こういった背景を持つ僕が「会議の進め方「【失敗しない方法を解説】」というテーマで解説します。
１．会議の進め方
初めての会議でも、３つのステップでうまく会議を進めることができるのでもう安心です。
- 今日の目的が何か確認する
- 自分の意見＋質問で会議を盛り上げる
- 問いを使って意見をまとめる
進め方１：今日の目的が何か確認する
会議の進め方の１つ目は、今日の会議の目的を確認することです。
会議を初めてまっさきにしたほうが良いことは、会議に参加しているみんなと目的を共有することです。目的を共有することで会議に参加している人たちの考えるベクトルを同じ向きに揃えます。
ここがうまくできていないと、
たとえば「新規事業のアイデアについて検討します」という会議の場でも、もともといろんなアイデアを出し方向性を決めたい場なのに、
「それはできない、それはお金がかかってしまう」、といったように、「実行できるのかどうか」ということに議論を引っ張られてしまって、
なかなかアイデアを出す部分の議論ができない、なんてことも起きてしまうんです。
まずは、会議の目的を確認することがポイントになります。
参考までに、会議の目的はいくつかのパターンがあるのでご紹介しておきますね。
1. アイデアを広げる会議
プロジェクトの序盤でよくある会議ですね。新規事業のアイデアを出す。時間がかかっている業務について問題点や課題をみんなで出し合う、そういった会議です。
2. 意思決定をする会議
プロジェクトの要所要所で行われる会議です。例えば、アイデアを出した後に、方向性を決める会議だったり、何か問題に対する打ち手を決定する場であったり、新規事業を始めるのかどうかを決める会議だったりします。
3. 深く議論する会議
１つの論点や問題点に対して具体的に深く考える会議です。この会議は、ある程度方向性が決まった後に掘り下げるときに行われることが多いですね。例えば、新規事業のアイデアで、介護ビジネスが良いんじゃないか、と方向性が決まった後に、実際にどんなメリットやデメリットがあるの？どんな課題を乗りこえないといけないの？といったことを議論する会議です。
4. 報告する会議
報告する会議は、毎日している上司への報告とか、経営会議で検討結果を報告するなんて場が当てはまります。
5. 確認する会議
これはあまり大きな会議ではないですね。この会議は、上司とか同僚と進捗確認とか、経営会議の後に自分たちのチームで振り返りをしたりする場面で、行われる会議です。
多くの会議は、上記の５つのパターンの組み合わせで行われるので意識しておいてもらえると、とても役立つと思います。
会議の進め方２：自分の意見＋質問で会議を盛り上げる
会議の進め方の２つ目は、自分の意見＋質問で会議を盛り上げることです。
会議がうまくいかないパターンは
- 会議での論点と、話し合ってる内容が全然違う
- 意見がなかなか出ず盛り上がらない
こんな会議になってしまうと、参加している人は、「なんか今の会議意味あったのかなぁ」となり、うまくいかないケースが多いです。
そこで、まずは自分の意見からスタートしてみてください。
例えば、新規事業のアイデアを出す会議を例にとると、会議の進行役をしているあなたから、「少子高齢化の流れがあるので介護事業なんてどうでしょう。他にも、高齢者向けの健康食品の販売とか、フィットネスなどもあるかもしれませんね。」というように、自分から意見を出してみましょう。
自分から意見を出すと、
- 何かに対して意見することは簡単なので、意見を出しやすい空気になりやすい
- 「あ、こんな感じの内容で良いんだ」と思って、発言しやすくなる
人は、大きな問いや質問に対しては、何を話して良いかわからなくなるので、具体的な例とか自分の意見を出してみるとうまく意見が引き出せると思います。
そして自分の意見からスタートした後には、〇〇さんはどう思いますか？と質問してみてください。すると、自分の意見に対して意見が出たり、その人が考えていることが聞けたりするのでうまく意見が出てきます。そして、他の方にも振っていくことで全員が会議の中で発言しやすくなるので、会議も盛り上がりやすくなります。
会議の進め方３：問いを使って意見をまとめる
会議の進め方の３つ目は、問いを使って意見をまとめることです。
意見は、決定事項、再検討事項、ToDoの３つにまとめることがポイントです。そして、これらを確認する方法は、質問＋まとめ意見を会議に参加しているみんなに投げかけると、うまく決まるんですよ。
例えば、新規事業のアイデアを発散させる場合には、議論を進めている中で
「新規事業の方向性をどうするか？については、介護事業という方針でよろしいですか？」
という感じで会議に参加している皆さんに聞くとうまく決まります。
最初に、「〇〇をどうするか？について」と問いの形で聞くことで、相手も何についてなのか、ということをしっかり意識してくれるので、すごくわかりやすくなります。それまで、いろんな意見が出ていても、この伝え方をすると、〇〇の部分に集中してくれるので、しっかり話を聞いてくれますし、話が逸れている時でも議論を引き戻すことができます。
他の、再検討事項やToDoに関しても同じように
- 「〇〇の再検討事項が何か？ということについては、×××と××××でよろしいですか？」
- 「次の会議までのToDoは何か？ということについては、Aさんが××、Bさんが××ということでよろしいですか？」
というように聞くと、しっかりまとまっていくと思います。
進行役の皆さんが、意見をまとめたいなと思ったタイミングや、意見が出て少しシーンとしたタイミングで、今のような質問でまとめてみてくださいね。
２．会議当日までの準備の仕方
会議当日までの準備の仕方は、次の５ステップです。
- Step１：目的を設定する
- Step２：会議の流れを設計する
- Step３：会議資料を作成する
- Step４：資料を事前に参加メンバーに送っておく
- Step５：練習をする
Step1：目的を設定する
会議については、目的をちゃんと設定できるかどうかで、会議がうまくいくかどうかの80%くらいが決まるといっても良いくらい大切です。少し前に紹介した５つの会議の目的のパターンの中から、次の会議の目的はどれかな？と決めてみてください。
Step2：会議の流れを設計する
目的を決めたら、次に会議の流れを設計します。会議の流れは、アジェンダとか目次とかに相当するものです。
目次とかアジェンダならすぐ作れるよ。と思っていませんか？でも、会議がうまくいくかどうかはもうほとんどここで決まっています。
ここでやってほしいことは、会議のシミュレーションなんです。具体的には、誰にどんな発言をしてもらうとか、自分がこんな意見を出した時は、〇〇さんだったらこんな意見言うかな？
とかそういったことを想像して、会議を頭の中で想像してみてください。
そうすると、〇〇さんにはこんな話の振り方が良いなとか、××さんが参加してるからこんな資料があったほうがいいなとか思いつきます。
それをノートにまとめておくと、会議資料がとても作りやすくなったり、会議自体もスムーズに進むと思います。
ここは時間とって、具体的に考えてみてくださいね。もう、〇〇さんが怒ってるとか、××さんが気を使いながらしゃべってるなとかまでイメージできたら最高です。
Step3：会議資料を作成する
次に会議資料の作成に取り掛かっていきましょう。
ここまでに、会議の目的も決まったし、会議の流れも決まっているので、それの基づいて必要な資料を作っていくことが目的になります。
この段階でのポイントは大きく２つです。
- 資料を作りながら考えないこと
- ワードでまず作ること
資料を作りながら考えると、作業のスピードも落ちてしまいます。
資料全体での流れがあっちにいったりこっちにいったりするので、会議の資料自体がわかりにくくなってしまいます。
いきなりパワポを開いて、資料を作りはじめると細かいとこに時間をかけてしまったり、必要がない資料を作ったりしてしまうんです。
これは僕たちコンサルタントも、この罠にはまってしまうこともあるんですよね。なので、僕がオススメしている方法は、まずワードで伝えたいことや議論のイメージを書き起こすことです。
パワポで確認するより、文章で確認したほうが、資料全体の構成や流れ、足りてない内容がよくわかるのでオススメです。
Step４：資料を事前に参加メンバーに送っておく
資料が出来上がったら、事前に参加メンバーに送付しておくことをオススメします。できれば、会議の３日前か２日前に送っておくのが良いと思います。なんで事前に送っておくのが良いのか、というと、
- 会議の目的が事前に共有される
- 何を議論したら良いのか、参加者のみなさんに少し事前に考えてもらえる
- 資料で追加してほしいポイントや気になるところを会議前に聞ける
結果的に、会議までにある程度の疑問を解消したり、こんな話もしたいという要望を取り入れられるので会議自体がとても良いものになり、無駄に終わることはとても少なくなります。
Step5：練習をする
最後のステップは、会議の予行練習をすることです。
会議で話すのはとても難しいと思います。特に進行役になると、緊張もしますし、会議をリードしていかないといけません。ぶっつけ本番で会議に向かうと、いろんな意見も出てきますし、思わぬ発言が出てくると、テンパってしましますよね。
そんな時でも、できるだけ落ち着いて会議を進められるように、会議のリハーサルをしてみてください。私がやる方法は、会議資料を印刷して、どの順番で話すか1ページ1ページ番号を振っていきます。例えば、
①：スライドの目的を説明する
②：次にグラフや図の見方を説明
③：次に自分の意見、そして誰に質問を投げかけるか
といった内容をスライド番号や余白に書いておいて、会議の時のカンペとして使います。この作業をすること自体で会議の流れが頭に入りますし、その場で緊張してもカンペとして使えるのでとても安心できるのでオススメです。
ここまでみてきたようにしっかり準備をすれば、どんな会議でも何が決まったかわからない、とか、うまく進まなかった、ということは減ると思いますので、是非試してみてほしいと思います。
３．会議を進めるためのテクニック
会議を始める時
会議を始める時は、まずは参加者に簡単にお礼を伝えましょう。
「本日はお集まりいただきまいてありがとうございます。」この程度で問題ないです。
はじめに伝えることがを決めておくだけで、スムーズに話始めることが可能です。
本題に入る前に
次に、いざ議論をしようと思ってもいきなり始めてしまっては、参加者は「？」となります。
なので、目的を背景を明確に伝えましょう！
たとえば、
「本日のテーマは「●●」で、この1時間の会議で、「■■」を決めたいと思います。
という形で、全員になぜこの会議をやるか説明しましょう。
会議中に話がそれたら
実際に会議を始めると、みなさん論点に対して議論をするということが全員できるわけではありません。
参加者みなさんのそれぞれの立場での意見が出てきます。
その中には、会議の趣旨に沿っているもの塗装でないものが混ざっています。
そんな時は、
「Aさんの意見は非常に良い考え、意見ですので、本会議の決めるべきことが決まった後、または別の会議で検討させていただければと思います」
という形で整理しておけば良いでしょう。
この辺りのテクニックと、仮説＋質問で会議はうまく進行できるはずです。
是非頑張ってください。
４．まとめ
本記事で解説してきたことを最後にまとめておきます。
・会議の進め方
１．今日の会議の目的を確認する
２．自分の意見＋質問で会議を盛り上げる
３．問いを使って意見をまとめる
・会議当日までの準備の仕方
Step１：目的を設定する
Step２：会議の流れを設計する
Step３：会議資料を作成する
Step４：資料を事前に参加メンバーに送っておく
Step５：練習をする
