この記事ではこういった疑問にお答えしていきます。
私は、新卒から戦略コンサルタントとしてき、今はベンチャー企業の中で業務改善・仕組みづくりなど幅広に実務に当たっています
この記事では、私がEDIってなに？と思ったときに調べたことを中心にまとめています。
読んでいただければ、コンサルタントや社会人が知っておくべき内容について理解しクライアントとの会話・社内議論がはっきり理解できると思います。
本記事の内容
順に読んでいただくとEDIの内容が分かると思いますので、ぜひ一度ください。
1.EDIとは？
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そもそもEDIとはなに？ということを素人の僕が理解したものを具体的に説明していきます。
なぜEDIが生まれた？
EDI（電子データ交換）とは、企業間取引で発生する契約書や受発注書、納品書、請求書などといった帳票のやり取りを、専用システムを用いて企業間でやり取りするものです。
つまり、何百回とやり取りするので、いちいち紙でやってたらめんどくさい。（書類作成して、FAXとか郵送するのだるい！）
だったら、両者で共通のシステムを共有して、紙の書類のやり取りをこのシステムのデータ入力だけで終わらそうよ！
という思想で作られたものがEDIです。
EDIのメリット
取引業務の手間削減
EDIのメリット1つ目は、先ほど説明した通り、EDI＝書類作成・送付って手間じゃん。めんどくさいよ。これを解決するものだったので、シンプルに担当者の作業負荷が減ります。
受発注の金額管理も、会計システムや販売管理システムと連携することで、自動で帳票作成・そうじゅしゅんをすることが可能です。
Excelでちまちま作業していて、時間はかかるしミスもするという最悪のオペレーションが、EDIを用いることで、データ上ですべて行われるので、正確だし早いし、楽だし。さらに、紙や輸送費にかかっていたコストも下がる！そんなメリットがあります。
業務スピード向上
EDIによるメリットの2つ目は、社内情報連携スピードが圧倒的に早くなることです。
EDIで受発注情報がタイムリーに連携されるので、需要予測や生産計画、在庫計画に必要なデータがタイムリーに取得できることで、スムーズな計画を立てることが可能になります。
この即時性も非常に重要な概念ですね。
内部統制の高度化
EDIによる3つ目のメリットは、システムで処理するので、データの正確性が上がります。Excelで管理して、「あ、間違えた！」なんてことがあると会計情報が変わってしまいます。
しかし、EDIを使うことで、データの正確性が上がるため、内部統制の強化にもつながるはずです。（個人的には手入力を間違えると死ぬので、そこの予防線とセットで必要かと思います）
デメリットもあるので注意
ROIが合わないパターン
顧客との取引があるからEDI入れましょう！と提案する前にちょっと待ったという話です。当然、EDI導入には専用の環境整備が必要になるので、投資コストはかかります。
また、取引のある企業間で同じEDIを導入することが前提なので、互換性がない場合はメリットないので、その点は注意が必要です。
2.EDIの種類はいくつかある
EDIは各企業の運用方法によって使用するものが異なります。
個別EDI
文字通り、個別に取引先ごとに利用するフォーマットを設定します。
取引先ごとに、通信形式や識別コードなどのルールを決める必要があり、作業負担が大きくなります。理由は、発注者側は個別EDIを導入するケースが多く、受注側は指定フォーマットでの作業を強いられるためです。
なので、個別EDIは取引先偉業が少ない企業に向いているものです。
標準EDI
標準EDIは個別EDIとは異なり、フォーマットが標準化されており、複数の企業間で取引可能なものです。
代表的なものには、流通BMSがあります。
Web-EDI
Web-EDIは、インターネットなどの通信回線を利用して、ウェブブラウザから電子取引をする仕組みです。一般的にWeb-EDIはクラウドを活用しているため、導入を簡単に進めることが可能です。
従来型EDIとの主な違いは、WebEDIは導入費用が低額でコストを抑えられることが大きな利点です。
3.EDIが直面している課題
従来型EDIの問題
容易に想像がつくのですが、取引先ごとに端末が複数発生するので、作業コストがめちゃくちゃ負荷になる。
例えば、発注先が10社あれば、それぞれの企業と専用ネットワーク回線・専用画面で処理をする業務が発生。
さらに、取引先ごとに、データベースのカラムが異なることが多いので、それぞれの形に手作業でデータ形式を変換して入力が必要なので、かなり手間。かつ、業務が属化しやすくて、何で仕組入れたのに業務が大変になってんねん！という問題が起きる
Web-EDIの問題
Web-EDIでも従来型EDIでも同じような問題が起きているのが実態です。1つの端末を使うのでシンプルになるかと思いきや、結局中の画面やレイアウト、表示項目は取引先ごとにあるため、結局手間という音大は取り除かれていない
特に中小企業は、主要取引先のEDIを導入する必要があるので、運用や管理工数がかなりひっ迫する構造になっており、厳しい状況にあるのが実態です
今では、中小企業の問題を解決するために、中小企業EDIってのも導入される、普及を進めているようです。（が、個人的には、切り替えコスト高くて広まりづらいと思っています）
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