まだ残業しているの？効率的な時間の使い方

毎日仕事をされている社会人の方や、4月から入社する新社会人の皆さんは、

と思ったことありませんか？

この記事ではこういった疑問に答えます。

記事を書いている僕は、経営コンサルタントとして、短い時間で高い成果を出す世界に身を置くなかで、1日の時間の使い方を改善してきました。そんな経験をもとに、残業時間を減らし、仕事の質を落とさないための方法をお伝えします。

効率的に働きたい、残業を減らして自分の時間を作りたい、家族との時間を増やしたいという方はぜひ本記事を読んでみてくださいね

それでは、「まだ残業しているの？効率的な時間の使い方」について解説していきます。

１．仕事ができる人が意識している３つのこと

残業を減らし、効率的に働くための時間の使い方は大きく次の３つです。

1. 午前中に頭を使う仕事をする
2. 午後は作業に当てる
3. １日の終わりに、翌日のToDoを洗い出す 
   

午前中に頭を使う仕事をする

残業を減らす効率的な時間の使い方の１つ目は、午前中に頭を使う仕事をすることです。

午前中とは、脳科学の本や様々な記事で言われているように、起床してから2~3時間後が、脳が最もスッキリしており、活動が生産的になる時間と言われているからです。

例えば、今午前中にこんな仕事をされていませんか？

• メールの返信
• 前日の営業や商談結果の報告書作成
• エクセルでの分析
• パワポの資料作成

基本的にこれらは、「作業」ですので、頭を使う仕事ではありません。このような、作業を午前中にこなしてしまうことは、脳のゴールデンタイムをうまく活用できておらず、時間の使い方としては非常にもったいないです。

さらに、午後に考えたりする仕事、例えば、何かの課題の打ち手を考えると行った仕事をしてしまうと、非常にもったいないです。食事を取るとどうしても眠気が強くなったり、会議が多く入りやすいので、集中力が分散されてしまい、結果的に時間がかかったり、品質が下がったりする可能性があります。

残業を減らすような働き方をするためには、午前中の時間の使い方を見直してみてはいかがでしょうか。

ではどんな仕事をしたら良いのか？ということについては、この後の「時間を有効活用するためのポイント」の章で具体的に解説しますね。

午後は作業に当てる

残業を減らす効率的な時間の使い方の２つ目は、午後を作業に当てることです。

先ほども述べたように、午前は脳のゴールデンタイムなので、ここで頭を使う仕事をして、その日１日のアウトプットの設計などをしているので、午後の時間を作業に当てます。作業の例としては、

• パワーポイントで資料を作成する
• エクセルで分析をする
• 議事録を作成する
• インタビューをする
• メールの返信をする

といったように、基本的には「考える」ことをあまり必要としない仕事をすることをお勧めします。

午前までに頭を使って、作業設計や、分析のための論点を整理しておくことで、あとは頭を使わずに作業をいかに早く終わらせるかに集中できるため、非常に効率的かつ効果的に働くことができます。

１日の時間を効率的に使うためには、このように作業の時間と頭を使う時間を分けることがポイントになりますので、ぜひ意識してみてくださいね。

１日の終わりに、翌日のToDoを洗い出す

残業を減らす効率的な時間の使い方の３つ目は、１日の終わりに、翌日のToDoを洗い出すことです。

帰る前に10分でも良いので、翌日のすべき仕事内容を洗い出しておくだけで、次の日のスタートが大きく変わりますし、時間を有効的に使うことができます。

例えば、朝会社について「今日何をしなきゃいけないんだっけ？」というところから、タスクを整理するとそれだけで、脳のゴールデンタイムを無駄遣いしてしまうことになります。

しかし、前日にタスクが整理されて、例えば付箋でPCやデスクに貼っておくだけで、それを見て、実際にそのタスクについて「頭を使う部分」を朝からこなすことができるので、非常に有効に午前中の時間を使うことができます。

私自身の経験として、翌日のタスクを付箋に整理して、まとめておくだけで、翌日の朝の仕事立ち上がりがスムーズになりました。加えて、テキパキ仕事がこなせて、１つ１つのタスクが終えていくのが目に見えるので、ゲーム感覚のように楽しくなり、1日全体の生産性が大きく上がりました。

このように、仕事終わりの最後に10分だけ活用して、次の日のタスクを整理してまとめておくことができると、1日全体の生産性が上がり、効率的に働くことができるはずです。

２．仕事ができる人が意識している３つのこと

時間を有効活用するためのポイントは、午前の時間に頭を使う作業をやりきることが非常にポイントです。では、具体的何をどのようにするのか解説していきます。

1. 1日の作業設計を立てる
2. 今日答えるべき問いを立てる
3. 調査系の仕事をする

１日の作業設計を立てる

時間を有効活用するためには、1日の自分のタスク洗い出し、それをどのような手順で進め、何時間で終わらすのかという、作業設計を立てることがポイントです。。私の1日を例にとって、どのようなも作業設計を立てれば良いかご紹介しますね。

上記例のように、時間ごとに作業設計を立てていくことで、何をやるべきか明確になり、非常に有効に時間を使えます。ポイントは、作業設計、今日解くべき問いを明確にする、課題仮説を考える・発展させる仕事をできるだけ午前中に入れていることです。

今日答えるべき問いを立てる

時間を有効活用するための２つ目のポイントは、今日答えるべき問いを明らかにすることです。
>>１日の解くべき問いを立てるポイントはこちら

先ほどの作業設計の中で記載の例でいうと、「A社に対して、デジタルトランスフォーメーションの提案で何を資料として持っていくべきか？」という問いが、今日１日で答えなければならない仕事です。その仕事に答えを出すために、小さな問いを立てていきます。例えば、

・A社は、のビジネスはどのようなものか（製品、価格、顧客、チャネル）？
・A社は、どこに課題があるか？
・顧客の特徴は、化粧品を扱っているので、製品ライフサイクルが短くなっているのではないか？
・その課題だとすると、開発〜生産のあたりで、デジタル技術を使っている事例が欲しいだろうな
・A社の課題にたいして、デジタルトランスフォーメーションとして何ができるか？
・プロジェクトとして、行う場合、どのようなアプローチ・期間でプロジェクトを進めていくか？

というように、大きな問いの中に小さな問いを立てることで、より具体的に今日１日で解くべき問いを明らかにしていきます。そうすることで、この問いに答えるために必要な作業（例えば、調査、記事検索、レポート調査、資料まとめ）が明確になり、効率的に時間を使うことができるはずです。

調査系の仕事をする

時間を有効活用する３つ目の方法は調査系の仕事をすることです。
調査系の仕事の目的は、仮説を検証したり、考えるためのインプットになることが大半です。なので、調査と考えるはセットになっているケースが多いです。なので、この調査系を午前中に進めておくことで、考える作業が必然的に午前中にすることができます。

また、ある程度のインプットを午前中に集めておくことで、午後の上司とのMTGや、同僚とのちょっとした会話の中で、質問したり意見を聞いたりすることができるます。まずこの情報をインプットしておくことを午前中にすることをお勧めします。

ただし、情報調査を効率的に行う方法としては、仮説を立ててから行ったり、その作業自体を無駄なく行うことも重要です。

調査の方法については、こちらの記事で解説しています。
>>情報を効率的に調査する方法

３．まとめ

本記事で解説してきたことを最後にまとめておきます。

・残業を減らす時間の使い方

１．午前中に頭を使う仕事をする
２．午後の時間は作業に当てる
３．１日の終わりに、翌日のToDoを洗い出す

・時間を有効活用するためのポイント

１．1日の作業設計を立てる
２．今日答えるべき問いを立てる
３．調査系の仕事をする