会議で発言ができないと悩んでいる方へ
この記事を読んでいる皆さんは、次のような悩みや疑問を持ったことがありませんか？
会議で発言を求められた時にうまく意見を言えない
自分から発言したいけど何を言えば良いかわからない
この記事ではこういった悩みに答えていきます。
記事を書いている僕は、戦略コンサルティングファームで働いています。会議の場で意見を言わないことは価値がないと言う文化で鍛えられてきました。
でも、僕自身どうやって発言していけばいいのか分かりませんでした。その中で、自分なりに試行錯誤して徐々にうまく伝えられるよう担ってきたので、その経験をベースに解説していきます。
それでは、「すぐにできる会議で発言するためのコツ」について解説していきます。
1. 会議で発言できない理由
なせ会議で発言することが苦手なのかな・・と考えた時に、大きく２つの理由があります。
- メンタルブロックがある
- 会議の内容が理解できない
会議で発言できない理由１：メンタルブロックがある
会議で発言できない１つ目の理由はメンタルブロックがあるです。具体的には、発言することを避ける時って次のような時じゃないでしょうか
- 自分の意見が間違っていたらどうしよう
- みんなに批判されたらどうしよう
- なんか気づきを与えないといけないんじゃないか
こんなことを思うと、どうしても意見を口に出すのが怖くなりますよね。僕自身もそうでした。
コンサルティングファームでは、「会議で発言しないことは無価値だ！発言しろ！」と日々言われるわけです。でも僕は、入社してから会議で発言するのが苦手でした。コンサルタントなんだから、すごくロジカルに発言しないといけないんじゃないか、みんなが「確かに！」、「すごい！」と、唸るようなことを言わないといけないんじゃないかと思っていました。それがプレッシャーになり、間違ったら嫌だなぁと思って、なかなか発言することができなかったんです。
こうしたメンタルブロックがあると、どんどん発言できなくなることは容易に想像がつきますよね。
だからまずは、このメンタルブロックを解除していくことが大切なんです。解除の方法は２章でお話ししていきますね。
会議で発言できない理由２：会議の内容が理解できない
会議で発言できない１つ目の理由は、会議の内容が理解できないからなんです。
これは僕もすごく苦労しました。クライアントの会議に出ても何話せば良いかわからないし、そもそも何を話しているかもわからなかったんです。
会議の内容が理解できないという点を羽化彫りすると、3つの要素があります。
- ３専門用語がわからない
- 今何について議論しているのかわからない
- 全体感が分からない
専門用語がわからない
専門用語は文字通り、その分野で使われる単語が分からないと、話を理解することはとても難しいです。
僕自身、全く異なる分野の方とお話をした事が過去にありますが、全く触れたことがない領域だったので言葉の意味がうまく理解でず、話を理解するのにとても苦労したのを覚えています。
専門用語は数えきれないほどあるかもしれませんが、最低限自分が関わっているプロジェクトや仕事の領域で出てくる専門用語は知っておかないと会議についていけなくなるので要注意ですよ。
今何について議論しているのかわからない
次に、今何について議論しているのかわからないと言うことに関しては、話の構造化ができないことが原因です。会議って参加者は好き勝手に話しをしていると思いませんか？
来期の予算について議論しているのに、ある人は業務プロセスが悪い的な話をしたり、ある人は他部署の文句を言ったりと、いろんな話が出てきますよね。
そこで誰がどんな話をしているか聴きながら整理できないと、うまく全体を理解できません。この話はあまり真剣に聞かなくて良いとか、この話は大切だとか、そういったことが全く分からなくなります。
メモの取り方の記事の中で、構造化しながらメモを取る方法について解説しているので、参考にしてもらえればと思います。
全体感が分からない
話の全体感が分からないことが３つ目の理由だと思います。
例えば、新規事業を検討しているプロジェクトの中で、今日の会議が「市場で勝つための打ち手」について議論すると想定しましょう。
この時に会議の内容が理解できないパターンとしては
- これまでの議論で決めた、どの市場で戦うか、という方針への理解不足
- 新規事で目指す目標の数値感（売上目標など）、時間軸への理解不足
- プロジェクト全体の検討ステップへの理解不足
が挙げられます。
会議全体と言うよりも、ある会議は大きな意思決定や検討の枠組みの中の一つの要素でしかありません。その中で今日の会議の位置付けがわからないと何を議論しているのか、何を決めないといけないのか見えないので、うまく理解できない原因になります。
2. すぐにできる会議で発言するためのコツ
なぜ会議で発言できないのかがわかったところで、会議で発言することが苦手な人がうまく発言するためのコツをお伝えしたいと思います。
- 自分の発言が間違っているかどうか気にしない
- 素朴な疑問でも良いのでなんでも質問してみる
- 発言するための事前準備をしておく
コツ１：間違っていることを気にしない
会議で発言がにがてな人がうまく発言するためには、自分の発言が間違っているかどう気にしない、というマインドを持つことがなにより大切です。
先ほどの「なぜ会議で発言することが苦手なのか」の章でも解説してきましたが、会議で発言することはなんか緊張しますよね。視線を感じるし、何か良いことを言わないといけないんじゃないか、そんな風に思ってしまいますよね。
でも考えてみると、発言に正解や間違いはないんですよね。会議の場で議論されることは、みんな分からないから会議をしたり、報告をしたりしているわけです。分かるのであれば会議なんて必要なくて、誰かがどんどん進めていけばいいですよね。
だから、発言に間違いや正解はないですし、発言することによって誰かから良い意見が出たり、みんなで議論が始まったりするきっかけになれば良いと思うんですよね。僕もこんな風に思えてからすごく気が楽になって会議で少しずつ発言ができるようになりました。
会議で皆さん自身が何か発言したときに、反論されることがあるかもしれません。でもそれは、間違いじゃなくて、あなたの発言から議論が始まってより良い結論が出るためのスタートを切ったと捉えて前向きに受け取ってほしいです。
早速、明日の会議から、いや今日の会議からなんでも良いので発言して議論をスタートするきっかけになってくださいね。
コツ２：素朴な疑問でも良いのでなんでも質問してみる
会議で発言がにがてな人がうまく発言するための２つめのコツは、素朴な疑問でも良いのでなんでも質問してみることです。
会議で何を発言したら良いのか分からないことって良くあると思います。そんな時は、素朴に疑問に思ったことを質問してみてください。自分が疑問に思うことって、結構他の人も分からないと言うことが多いんですよね。
僕が入社した時に、クライアントとの会議でよく分からない専門用語をお客さんが使って話をしていました。
その時に、僕が「勉強不足で申し訳ないのですが、〇〇ってどう言う意味ですか？」と聞きました。お客さんは「そんなのも知らないのかよ〜」と冗談ぽく言いいながらも、教えていただくことができました。
すると会議が終わった後上司から
「あの時、お客さんに質問してくれてありがとう。僕らは立場上知らないと言いにくいので聞いてくれて助かったよ」
と言われ、びっくりしたのと同時に、あれでも良いんだ！と思いました。
だから、自分が知らないこと、分からないことは大体の人が分からないんだなぁという気持ちで素朴に質問することが良いと思います。例えば次のような視点で質問してみてはいかがでしょうか。
- 目的やゴールの視点：そもそも、今回の検討のゴールを確認させてください。ゴールは〇〇出会ってますか？
- メリットデメリットの視点：メリットとデメリットてどんなものがあるんですかね？
- 立場を変える視点：営業の立場で見るとそうですけど、マーケティングの立場でみるとどうなるんでしょう？
- 時間軸を変える視点：短期的にはおっしゃる通りですけど、長期的に考えてみるとどうなるんですかね？
ここでもう一つ意見や質問を言う時のコツをご紹介しておきますね。
それは、質問＋自分の仮説を使って発言することです。例えば、
「時間軸を変える視点で見ると、今回の施策は短期的には投資が必要なので赤字になるかもしれませんが、長期的に見れば1年で投資を回収できる見込みなので実施ても良いのではないか、と思いますが、皆さんの意見はいかがでしょうか？」
と言うように質問してみると相手も意見を出しやすくなるのでグッドです。この部分は詳しく解説している記事をご覧いただければと思います。
コツ３：発言するための事前準備をしておく
会議で発言が苦手な人がうまく発言するための３つめのコツは、発言するための事前準備をしておくことです。
発言するための準備に関しては大きく２つあるのでご紹介しておきます。
- 事前に会議内容を予習して考えておく
- 会議の場で発言する機会を強制的に作る
1. 事前に会議内容を予習して考えておく
１つ目の準備は、事前に会議の内容を予習しておくことです。この理由は、事前に頭を使って考えて自分の意見を持つためです。
発言しようと思うと、自分の意見や考えがないと難しいですよね。特に、会議でクライアントや社内の人の発言を聞きながら、理解して意見を考えて、発言することって、個人的にはめちゃくちゃ難易度が高いと思っています。
だったら最初からある程度準備しちゃおう！という考えです。
この準備をするためには3つのステップを踏む必要があります。
- Step1：会議資料を事前に共有してもらう
- Step2：会議の目的とゴールを確認する
- Step3：会議のゴールに対して自分の考えを作る
Step1：会議資料を事前に共有してもらう
当然準備するためには、会議で何を議論さるのかを確認しないといけないので、会議で使うパワーポイント資料やアジェンダを共有してもらうことが１つ目のステップです。
会議で何を議論するのか、何がテーマになるのかといったことを理解できていないと、何も準備ができないですよね。
だからクライアントとの会議であれば問題ないですが、社内会議に参加する立場の場合、事前に会議主催者に対して資料を共有してもらうようにしましょう。
結構みなさんこの辺りをめんどくさがってしないので、貰えるものはもらっちゃいましょうね！
Step2：会議の目的とゴールを確認する
次に、共有してもらった資料に目を通しながら、なぜ？だから？と資料に質問を投げかけていきます。こうすることで、会議で話される内容を理解できることはもちろん、ここで疑問を持ったけど解決できなかった点については、会議での発言材料になりますよね。
Step2：会議のゴールに対して自分の考えを作る
そして最後に、資料内容をある程度理解できたら、会議で検討されるポイントに対して自分ならどうするか？ということを30分でもよいので考えてみます。こうすることで、自分ならこっちの方が良いとか、賛成だとか意見が出てくるはずです。
ここで考えたことを会議の場で発言すれば、うまく発言できるはずです。
2. 会議の場で発言する機会を強制的に作る
会議で話す１番の壁は、手を上げて発言の機会をもらうことかもしれません。そこで、自動的に発言のタイミングが回ってくるように事前に会議主催者や上司と話をしておくことをお勧めします
クライアントとの会議で発言するには・・・・
上司と事前に役割分担を決めておきましょう。具体的には、次のようなアジェンダがあったとします。
- 今日の目的
- 御社の課題に対する弊社の理解
- 課題に対する仮説
- プロジェクトアプローチ
- プロジェクトスケジュール
そして、次のように上司に掛け合ってみましょう。
あなた
このアジェンダの中で、１、２については私が喋るので、３、４については上司からはなしをしていただけませんか？
課題については、前回の会議でヒアリングした結果をまとめた部分なので私から説明します。補足があればフォローしていただく形でお願いします。
３、４についてはクライアントが最も関心がある部分なので、ぜひ〇〇さんからお話ししていただいた方が良いと思います。
こんな風に上司に事前に掛け合って、役割分担をしておくと強制的に話をする場が得られるので、ぜひやってみてほしいと思います。
僕自身、新卒の時に会議で話す場がなかったので、小さな分科会の会議がある時に、上司に「今日は全部会議のファシリテーションをやらせてくれませんか？そして、炎上しそうになったらフォローに入っていただけないでしょうか」と話をして、快く承諾していただきました。
発言の機会は自分で作れるのでぜひトライしてみてほしいと思います。
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社内会議で発言するには・・・・
事前に会議主催者の方や、会議でファシリテーションをする方に連絡を取って、「この話題で私に意見を求めてほしい」と言うことを伝えておくと良いかと思います。
そこで先ほどお伝えした通り、事前に資料を読み込んで考えた内容を発言してみてはいかがでしょうか。
このように、会議で発言するためには、話す内容の準備と話す機会の準備を事前にしておくだけでかなり話しやすくなると思いますので、ぜひ明日から早速やってみてほしいと思います
3. まとめ
記事で解説してきたことを最後にまとめておきます。
・なぜ会議で発言することが苦手なのか
・メンタルブロックがある
・会議の内容が理解できない
・会議で発言することが苦手な人がうまく発言するためのコツ
・自分の発言が間違っているかどうか気にしない
・素朴な疑問でも良いのでなんでも質問してみる
・発言するための事前準備をしておく
