メモの取り方を知りたい、できる社会人になりたいという方へ
この記事を読んでいるあなたはこんなこと考えたことありませんか？
上司からメモを取れと言われたけど取り方がわからない・・・
メモを取ったけど結局あまり意味がなかったなぁ・・・
あの後輩をもっと成長させてあげたい
この記事ではこういった悩みに答えます。
記事を書いている僕は、コンサルタントとして新卒から働き4年目を迎えています。めちゃくちゃ短い時間で、上司に資料をチェックしてもらって修正する、というサイクルを回し続けた中で、メモの大切さと取り方を磨き上げてきたので、この記事で説明しようと思います。
というわけで、今回は、「できる社会人のメモの取り方」について解説します。
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１．できる社会人が取っているメモの役割
まずは、できる社会人のメモの取り方に入る前に、簡単にメモの役割について理解しておきましょうか。まずこの役割を理解して、「あ、できる社会人にはメモの取り方って大事なんだな」ということを知ってもらえるといいなぁと思います。
できる社会人が使っているメモの役割は、大きく分け３つあると僕は思っています。
- 備忘録としてのメモの役割
- 学ぶためのメモの役割
- 考えるためメモの役割
メモの役割１：備忘録としてのメモの役割
まずは、備忘録としての役割がメモにはありますよね。例えば、仕事を振られたときに何月なん日までに何をするといった内容です。
何かを忘れないためにメモを取る場合、基本的には5W1Hの情報をメモして自分が仕事する時に見直したり、漏れがないように気をつけるときに使うものです。
できる社会人は、自分の仕事で漏れがなかったり、お客様の要望や気にしていることを忘れないようにつけている場合が多いと思います。
僕の場合、仕事を振られたときに上司からその仕事をする上での、目的、アウトプットのイメージ、どんな結果になりそうか、ということを引き出してそれをノートにメモして、自分が仕事を始める前、仕事で少し悩んだとき、仕事を終えたときに確認するようにしています。
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メモの役割２：学ぶための役割
次に、メモの役割としては学ぶためにありますよね。イメージとしては高校や大学の時に受けた授業のノートに近い感じになると思います。
本を読んだときやネット記事を読んだ時に、その情報を整理して頭の中にインプットするために使います。
「〇〇とは何か？」という質問に答える時に大活躍しますね。例えば、AIとは何か？、IoTとは何か？といったことを調べて理解する時に大活躍します。
何かを「わかる」、理解するということについては、こちらの本がオススメです。多分コンサルタントの方は誰しもが読んでいる本ですし、ビジネスマンでも絶対に読んでおくべきなので見てくださいね。
メモの役割３：考えるためのメモの役割
最後の役割は、考えるためにメモを使うことです。
考える時には、なんとなくボーーーっと考えるより、絶対にノートを使って、手を動かして書いて、その情報を目で見て考えることが大切なんです。なので、できる社会人は、考える時に必ずメモを取っています。
例えば、営業マンの業務負担が多すぎるなと思ったら、どこに問題があるのか、課題があるのか、ということを知るために、業務プロセスを書いたり、図にしてみたり、あれこれ手を動かしながら考えていると思います。
このように、メモには大きく３つの役割があり、できる社会人になるためには必須のスキルということがわかったと思います。
２．みんなやってる。できる社会人のメモの取り方
ここからは、できる社会人のメモの取り方をお伝えしておこうと思います。このメモの取り方を実際に取り入れてもらえれば、明日から仕事の仕方が劇的に変わること間違いなしです。
できる社会人のメモの取り方は、大きく次の３つが、大切だと僕は考えています。
- 新しいページからメモを取り始める
- 内容をカテゴライズしながらメモを取る
- 構造化しながらメモを取る
メモの取り方１：新しいページからメモを取り始める
メモを取る時ってどんな風にノートをみなさんは使ってますか？とりあえず見開きで、メモしないといけないこと、考えることなどを書きなぐって使ったりしてるんじゃないでしょうか・・・。でも、その取り方だと、メモの効果が半減してしまいます。
まずは、絶対にメモは新しいページからはじめてください。仮に前に取ったメモがあって、まだ余白残ってるよぉ・・・・と思うかもしれませんが、そこはグッとこらえて次のページをめくってくださいね。
なぜかというと、新しいページからメモを取ることで、気持ちの切り替えができてやる気が湧くからです。みなさんも新品のノートを買った時とか、パソコンを買い換えた時ってなんかワクワクしますよね？僕も、それはそれはワクワクしてにやけちゃいます。
新しくノートを買った時とかは、すごく丁寧に描きますよね。その状態の時って、すごく前向きに取り組んでいて、その時間の生産性はすごく高まると思うんです。
だから、毎回新たなページから初めて、気分を新たにしていくことで、そのたいせつな時間のパフォーマンスを最大限にできるようにしてほしいです。
あ、念のためお伝えしておきますが、メモを取る時には当然みなさんもされていると思いますが、ページの一番最初に、日付は忘れずに書いておいてくださいね。見返すときも効率的になりますし、いつか仕事を振り返った時にあの時こんなことしていたな、と見返しやすいのでぜひ、日付はつけてください。
メモの取り方２：内容をカテゴライズしながらメモを取る
２つ目の取り方は、メモの内容をカテゴライズしながら取る習慣をつけてください。カテゴライズの具体例としては、事実、自分の解釈、ポイント、などです。
この目的は、後から見返した時に効率的にメモを使うためです。後から、メモを見返した時に、事実はこれか、たいせつなポイントはこれかということもわかりますし、自分の解釈を書いておけば、その時に浮かんでいたアイデアがわかるので、考えるときのタネになったりもします。
参考：カテゴライズの方法
参考までに、僕がカテゴライズする時に使っている記号をご紹介しておきますね。
僕は４色ボールペンを使っているので記号と色で区別しています。
- 事実：黒色
- たいせつなこと：赤色
- 自分の理解：青色
- 今後アイデアの引き出しとして使えそうな情報：☆
- 事例：ex.
このように、自分の中でルールを作って解釈しています。
そして振り返りをしながら自身の成長に繋げていってくださいね。
メモの取り方３：構造化しながらメモを取る
３つ目のメモの取り方は、構造化しながらメモを取る方法です。これは少し難易度が高いのですが、ぜひ、メモを取る時は常に意識してほしいと思います。
構造化しながらメモを取る方法
「構造化しながらメモを取る」とは、どういうことかというと、「インデックス」をつけながらメモを取るということです。例えば、
2019/3/10 営業の注力企業の選定会議
- 目的：営業の注力企業の大きな方針を立てる
- 評価基準は？
- 取引金額が大きい企業、市場が伸びている企業、関係性がある企業
- これに対しては、概ね賛成だけど、高橋部長はあまりしっくりきていなかった
- 今のところの候補は？
- マツモトキヨシ、イオン、サンドラッグ・・・・
- 次の会議までにやることは
- 評価基準の見直し
- 理由は、鈴木部長から、選定基準がそれだけでよいのか？競合との競争状況とか入れたほうがいいんじゃないか？と言われたから
こんな感じで、タイトルとそのあとのメモ、メモの背景にある理由などを、インデックスでメモの内容に階層構造を作ってあげることです。
なかなかメモを取りながら構造化をすることは難しいですが、メモを取ったあと10分ほど使って、簡単に構造化しておくだけでも、そのメモでとった内容の理解度も、そのあとの情報を活用するときも、とても区立的になるので、ぜひ取り組んでほしいと思います。
なぜ構造化がたいせつなのか
なぜ、構造化がたいせつかと、お話ししたかというと、メモだけではなくて、論理的に考える力であったり、情報まとめる力がつくのでオススメなんです。
僕はコンサルタントの1年目2年目は議事録をひたすら書いていました。そこで、構造化する力を身につけたので、他の仕事でもすごくパフォーマンスが上がりました。
上司からも、「会議資料を作ったり、エクセルで分析したりするのも全ての基本は議事録にある。議事録も書けないのに他の仕事ができることはない」と言われたほどで、それほどコンサルタントの中でも議事録、つまり構造化する力をたいせつにしています。
そんなものすごくたいせつな力をつけるためにも構造化しながらメモを取ってほしいです。
３．できる社会人にオススメのメモ帳
最後にできる社会人にオススメのメモ帳・ノートを紹介しておきますね。結論としては、方眼ノート一択です。これしかありません。最後に僕が使っているノートも紹介していますが、まずは、なんで方眼ノートなの？ってとこにお答えしておきましょう。それは、
- 図や絵が描きやすい
- 構造化しやすい
- 綺麗に書ける
図や絵が描きやすい
方眼ノートは、他のノートに比べ圧倒的に図とか絵が描きやすいです。
仕事をしていると、グラフを書いたり、プロセスマップを書いたり、何かしらの絵を描く場面って案外多かったりするんですよね。そんな時に大活躍です。
他にも、資料作成をするときは、スライドの絵のイメージをまずは紙に書くということがたいせつなんですけど、方眼ノートだととても描きやすいので重宝します。
多分コンサルたんの人は全員方眼ノート使ってるんじゃないかってくらい使ってますね。
構造化しやすい
方眼ノートでメモを取ることで、文頭が揃えられるのと同じで、文章の始まりを階層構造にしても、きれいに構造化することができるので、とてもやりやすいです。構造化は先ほどお伝えしましたが、ビジネスマンとしては超重要スキルです。そのスキルを鍛え、思う存分使うためにもぜひ方眼ノートがオススメです。
綺麗に書ける
なにより、キレイに書けることです。これ、思っているよりたいせつなんですよ！ほんとうに。
方眼ノートはノートに縦と横の線が入っているので時がまっすぐ書けますし、余白もうまく取ることができます。加えて、文章の書き出しも揃えることができて、とてもキレイにメモが取れるので、後から見返した時に気持ちが良いです。
見返した時に気持ちが良いとストレスもないですし、頭もスッキリするので仕事の生産性は本当に変わります。
僕自身、メモを昔はぐちゃぐちゃ殴り書きのようにして取っていました。確かにその時はそれで考えて仕事をしているので、それでも良いのですが、数日後に見返した時に何が書いてあるのかわからない、なんでそんな風な仕事のやり方をしたのかもわからない、という状態になっていました。
結果的に、その時の仕事はすぐに終わるけど、学びなども少なくメモを取った意味が薄れました。後から上司に説明できなかったり、ミスが多くなっていました。
それから、少し時間をかけてもきれいにノートをまとめておくようにしたことで、ミスが激減しましたし、後からメモを振り返ってもわかりやすいので、学びもたくさんありました。それを次の仕事やプロジェクトに活かすことができたので、尋常じゃないくらいのスピードで成長を加速せることができたんです。
ノートをキレイに取る。ぜひ取り組んでみてくださいね
参考：オススメ方眼ノート
モレスキンノート
ハード版とソフト版があるのですが、ハード版が描きやすくてオススメです。僕は両方使ってみましたが、ハード版だと場所問わず描きやすいのでオススメです。サイズは、大きめのものがオススメですが、自分に合うもので問題ないとおもいます。
エトランジェディコスタリカ ルーズリーフ
ルーズリーフは割と最強です。僕は、特に学ぶ役割としてメモを取る時に使っています。ルーズリーフだとバインダーで整理できますし、後から追記もしやすいんですよね。だから、本を読んだりしたら内容はルーズリーフの方眼のーとにまとめるようにしています。
僕が使っているのは、エトランジェディコスタリカ ルーズリーフです。すごく描きやすいですし、罫線も主張しない薄さなのでとても使いやすいです。
アピカ プレミアムCD ノート
僕は直接使ったことないですが、上司が使っていましたね。大学ノートのような形なので馴染みがあるんでしょうか。こちらもぜひ使ってみてください。
４．まとめ
記事で解説してきたことを最後にまとめておきます。
・できる社会人が取っているメモの役割
１．備忘録としてのメモの役割
２．学ぶためのメモの役割
３．考えるためのメモの役割
・できる社会人のメモの取り方
１．新しいページからメモを取り始める
２．内容をカテゴライズしながらメモを取る
３．構造化しながらメモを取る
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